كيف تضع مهمتك الأولى أولاً – إدارة الأولويات بالمصفوفة الزمنية

أبدا بالمهم ثم الاهم هي العادة الثالثة من كتاب ستيفن كوفي: “العادات السبع للناس الأكثر فعالية”.

هل تضع اشياءك الأهم اولاً؟ يعني وضع الأشياء الأهم أولاً هو القيام بأهم الأشياء في حياتك أولاً، هذا يتطلب منك أن تكون واضحاً بشأن أولوياتك وأن تعمل وفقاً لها.

يبدو ذلك سهلاً وبديهياً، لكن الكثير من الناس يقعون في فخ عمل الأشياء غير مهمة، يهملون أولويات الحياة الأكثر أهمية حتى يصبح متأخرا جداً.

لكي تصبح متحكماً في وقتك، عليك أولاً أن تكون مدركًا لأولوياتك على سياق واسع لحياتك. إن الإطار الذي سنتحدث فيه ضمن هذه المقالة – مصفوفة إدارة الوقت – مفيد بشكل كبير في مساعدتك على تحقيق ذلك، وسوف تساعدك على تنظيم الأنشطة اليومية والتعامل معها على أساس الأولوية.

مصفوفة إدارة الوقت هي الجيل الرابع في سلسلة أنظمة إدارة الوقت التي تم تطويرها لمنحنا المزيد من التحكم في حياتنا. كل نظام بني على أساس الذي قبله لمساعدتنا في الحصول على مزيد من السيطرة على وقتنا.

الجيل الأول: التذكيرات

الجيل الأول من الأنظمة  “التذكيرات” – نذكر أنفسنا بمهامنا باستخدام الملاحظات وقوائم المهام. في حين أن ذلك مفيد بشكل عام، الا أن هناك سلبيتين اثنتين:

  • أولاً، قد لا يتم الاحتفاظ بالالتزامات، لأن الأشخاص يقومون بأداء مهام كما تظهر في القائمة أو وفقاً لما قد يبدو مهماً في ذلك الوقت.
  • ثانياً، هناك نقص في الرؤية طويلة المدى. حيث أنه لا تُمكننا القوائم من التطلع إلى الأمام أو الوصول إلى المهام المهمة حقًا.

الجيل الثاني: التخطيط والإعداد

الجيل الثاني ياتي أفضل من السابق، فهو يدور حول “التخطيط والإعداد” – التطلع للقادم، وتحديد المواعيد النهائية، وجدولة الأحداث المستقبلية. الأدوات المستخدمة تشمل التقويمات وكتب المواعيد.

مع هذا النظام ، أصبح لدينا الآن مساءلة شخصية لأن مهامنا مرتبطة بمهلة محددة، يمكن أن نكون أكثر تنظيماً وإعداداً، مثل الاجتماعات والمواعيد.

الجيل الثالث: تحديد الأولويات والتخطيط والتحكم

الجيل الثالث يتعلق الأمر بـ “تحديد الأولويات والتخطيط والتحكم” والذي يتضمن توضيح القيم ومن ثم إعداد الأهداف استناداً إلى تلك القيم، ليتم بعد ذلك تخطيط المهام اليومية وفقاً لهذه الأهداف. تشمل الأدوات المستخدمة التنظيم الشخصي والتخطيط.

الجيل الرابع: الجودة والقيادة

نظام الجيل الرابع إنه يساعدنا في التركيز على تحديد المهام ذات القيمة الأعلى وتحقيق النتائج. يتم ذلك باستخدام “مصفوفة إدارة الوقت” لتصنيف أنشطتنا اليومية من خلال الأهم / العاجل، ومن ثم التعامل معها استناداً إلى الربع الذي تقع فيه.

مصفوفة إدارة الوقت {الأرباع الأربعة}

Image © tabatek.com
Image © Tabatek

تعرف مصفوفة إدارة الوقت أيضًا باسم Eisenhower Matrix. والتى تم إنشاؤها بواسطة Dwight D. Eisenhower ، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، وتم نشرها لاحقاً من قبل ستيفن كوفي في كتابه “العادات السبع للناس الأكثر فعالية”.

باستخدام “مصفوفة إدارة الوقت” ، يمكن تقسيم أنشطتنا اليومية إلى أربعة أقسام ، يتم فرزها حسب العاجلة والأهمية:

Image © Tabatek

تعرف على مربعات مصفوفة إدارة الوقت وفكِر قليلا في إدارة وقتك وتوقف عن انجاز ماهو غير مهم وغير عاجل.

الربع الأول: ربع الضرورة والإلحاح

سوف تجد أزماتك أو حالات الطوارئ في هذا الربع، الربع الأول يستحق كل اهتمامنا بسبب طبيعته الملحة.

ومع ذلك ، يقع الكثير من الناس في فخ الربع الأول، من خلال قضاء كل وقتنا هنا، أصبحنا نعمل كل يوم في مكافحة الحرائق بدلاً من منع الأزمات، تشمل تلك الامور ايضاً الجهود المبذولة في حل المشكلات بدلاً من منعها في المقام الأول.

الربع الثالث: ربع الخداع

يقضي بعض الأشخاص الكثير من الوقت في التعامل مع مهام الربع الثالث وتداخلاتها مع مهام الربع الاول، حيث يعتقدون أن المهمات مهمة بينما هي لا تكون كذلك.

على سبيل المثال، قد تقضي الكثير من الوقت في إعداد تقرير معين ليس له أي تأثير على اداءك الوظيفي إجمالاً، أو تحضر باستمرار الاجتماعات التي ليس لها قيمة مضافة. هذا هو السبب في أن الرابع الثالث يسمى ربع الخداع.

طريقة جيدة لتمييز مهمة الربع الثالث من مهمة الربع الأول هي أن تسأل نفسك: “هل هذه المهمة مرتبطة بأهدافي النهائية؟ هل تؤدي هذه المهمة إلى أي فرق؟” يكون التركيز على الربع الثالث في التركيز على نتائج المدى القصير.

الربع الرابع: ربع الضياع

هذا الربع يسمى ربع الضياع، ولسبب وجيه – لأنه يحتوي على جميع وقتك المهدوّر، الناس الذين يعيشون دون قدرة على التحكم بالوقت الذي يقضونه هم يحومون حول حمى الربعين الثالث والرابع.

بعد حل مهام الربع الثالث الخاص بهم، يدخلون تلقائياً ويقضون كل وقتهم في الربع الرابع. يمكن أن يكون ذلك بسبب عدم وجود شيء أفضل للقيام به أو أنهم يبطئون في القيام بعمل الأشياء التي ينبغي عليهم القيام بها.

الربع الرابع لا يخلق أي قيمة في حياتنا على الإطلاق، والتركيز على نتائج الربع الرابع يؤدي إلى سلوك غير مسؤول واعتماد على أشخاص آخرين.

فإذا كنت ممن يقضون 3-4 ساعات في مشاهدة التلفزيون يومياً، فعليك التقليص من ذلك الى ساعة أو أقل. أو إن كنت ممن يقضون ساعات ادمان في الالعاب أو الدردشة أو على الشبكات الإجتماعية فعليك العمل على الحد من ذلك وتقليل الوقت المستغرق في ذلك. 

اقرأ ايضاً:

productive-not-busy
كيف تكون مُنتجاً لا مشغولاً – 6 نصائح لزيادة الإنتاجية

الربع الثاني: ربع الجودة والقيادة الشخصية

الربع الثاني هو الربع السحري الذي نحتاج إلى التركيز عليه. وهو الربع الأكثر أهمية، ولكنه الأكثر إهمالاً في أغلب الأحيان.

تتعلق مهام الربع الثاني بالقدرة على القيادة الشخصية والتركيز على المهام المهمة جداً، كما ان مهام الربع الثاني تعكس أهدافك ورغباتك النهائية.

وبالتالي كلما استبقت وبادرت الأعمال في هذا الربع بالتخطيط لها، كلما تقلص الربع الأول وذهبت معه الضغوطات والمشاكل.

ولتحديد مهام الربع الثاني بشكل صحيح، يجب أن تكون واضحاً في الغرض من حياتك أولاً – لذلك إذا لم تكن قد اكتشفت وحددت أهدافك، يمكنك قرأة ايضاً:

bull-center-bulls-eye-darts-15812
حدد أهدافك بوضوح أكبر

لكي تكون فعالاً ، تحتاج إلى تغيير سلوكك، وإدراك ماعليك فعله كالاتي:

  1. مهام الربع الثاني: تمثل أعمالنا التي يجب علينا المبادرة بها، مهمة ولكن غير عاجلة.
  2. مهام الربع الأول: تمثل أعمالنا التي يجب علينا إنجازها، مهمة وعاجلة.
  3. مهام الربع الثالث: يمثل أعمالنا التي يجب علينا تفويض معظمها، عاجلة ولكن غير مهمة.
  4. مهام الربع الرابع: يمثل أعمالنا التي يجب أن نقلصها ونخفف منها، غير مهمة وغير عاجلة.

الخلاصة

هذه طريقة أساسية ومهمة جداً لمن أراد أن يمسك بزمام وقته. وليس فيها من المتابعة والجهد الكثير كما تجده في الطرق الأخرى التي تهتم بتنظيم وإنجاز المهام. ربطتها بمبدأ الوعاء الزمني والذي كثيراً ما يتحدثون عنه في سياق إدارة الأولويات.

لمن أراد المزيد، أنصح بقراءة كتاب ستيفين كوفي “First Things First” والذي يفصل العادة الثالثة من “العادات السبع للناس الأكثر فعالية”.

المصدر: personalexcellence
الصورة: FreePik

مقال “كيف تضع مهمتك الأولى أولاً – إدارة الأولويات بالمصفوفة الزمنية” لا يعّبر بالضرورة عن رأي فريق تحرير تباتيك. يمنع منعاً باتاً نقل أي جزء من المحتوى بأي شكل كان الا بعد الحصول على موافقة خطية من الإدارة.

2 تعليقات
  1. ‪Moath Saeed‬‏ يقول

    موفقاً يا مهندس صفوان انت والفريق العاملين معك.

    1. Safwan Muhammed يقول

      حياكم الله مهندس معاذ …

      يُشرفنا مروركم الكريم، وما توفيقنا إلا بالله، وجهود الفريق، ودعمكم لنا.

      دمتم بود ،،،

أخبرنا عن رأيك في التعليقات أو اترك رداً

اشترك معنا لتكون أول من يعلم بجديدنا

لا تقلق، لن نرسل لك آي رسائل مزعجة. وجودك معنا يعني اننا سنشاركك بالكثير من الاحداث والمقالات، وستصلك آخر المستجدات.

لاتقلق على بياناتك. لن يتم مشاركتها آي طرف آخر!