كيف تكون مُنتجاً لا مشغولاً – 6 نصائح لزيادة الإنتاجية

في عالمنا اليوم من السهل أن تكون مشغولاً أكثر من أن تكون مُنتجاً، وذلك لأن لدينا العديد من التنبيهات والإشعارات والمهام التي دائماً ما تشتت إنتباهنا.

في كثيراً من الأحيان ونحن نقوم بالأشياء على مضض دون التركيز على ما نقوم به، فقد نقضي يوماً كاملاً في عمل بعض الأمور وإنجاز بعض المهمات، لكن لاتُعد من أهم الأولويات الواجب انجازها لتحقيق اهدافنا النهائية.

كيف يمكننا التركيز على مانقوم به، وتحقيق أقصى إستفادة من وقتنا؟

في هذا المقال سنُركز على أهم الأشياء التي سنحقق منها أفضل إنتاجية خلال يومنا، حيث سنعرض في المقال المواضيع الأتية:

اليوم سأشارككم بعض النصائح البسيطة، في الواقع انها 6 نصائح حول ما يمكننا القيام به للتركيز كيف تكون منتجًا بدلاً من أن تكون مشغولاً.

1. لا تبدأ يومك بالدردشة.

نصيحتي الأولى هي أن لا تبدأ يومك بالدردشة. بلا شك فإنك ترغب في فتح تطبيق الدردشة في الصباح ومعرفة من قد أرسل لك بعض الرسائل.

وينصب تفكيرك، ماذا لدي في صندوق الوارد في تطبيق البريد أو تطبيق الدردشة؟ ما هي الرسائل التي لدي؟ إنه شعور مثير لأنك قد تحصل على رسائل من أشخاص تهتم بهم أو قد يكون من أشخاص جدد قابلتهم للتو.

أيضا، في بعض الأحيان قد تكون تنتظر هدية صغيرة، أو تنتظر شخص ما لديه رسالة خاصة بالنسبة لك وترغب في رؤيتها. وهكذا مما يدور بخاطرك.

ولكن ما لم يكن أحد أيام إجازتك أوصيك بعدم بدء يومك بالدردشة لأنه يؤدي بسهولة إلى تعطيل يومك في سلسلة من محادثات الدردشة، حيث تكون المحادثة هي محور اهتمامك الرئيسي، على عكس ما تحتاج القيام به. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت رجل أعمال، أو حتى اذا كنت مستقلاً بعمل محدد، لذلك لن تتمكن من التحكم في يومك، أو التحكم في روتينك.

ومن السهل جداً أن يخرج يومك بأكمله عن مساره بسبب الدردشة أو حتى لأنك تتابع خلاصة الأخبار الاجتماعية المهتم بها.

يبدو واضحاً اليوم كيف أن وسائل التواصل الاجتماعي تخلق خوفاً من الفقدان لدى المستخدمين لجعلهم يعودوا اليها بإستمرار.

عندما تبدأ يومك بالدردشة وقد يكون هذا إما من خلال تطبيق دردشة أو بشكل مباشر من خلال التصفح لأحدى منصات الشبكات الاجتماعية، بكل الأحوال فإنك قد دخلت بالفعل مجال تلك الشبكة الاجتماعية، حيث توجد جميع عناصر التصميم المصممة بعناية لتبقى أطول ما يمكن من لون زر الإشعارات إلى موضع واجهة المستخدم، وهلم جرا.

أفضل طريقة هي عدم الدخول إلى الدردشة أو المنصات الاجتماعية من بداية اليوم. لكن بدلاً من ذلك، ركز على الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها.

السبب الآخر هو أنه في بداية كل يوم، تكون طاقتنا في أعلى مستوياتها ونريد توجيه تلك الطاقة إلى الأنشطة ذات الاهمية العليا في قائمة المهام الخاصة بنا. بدلاً من ضخ ذلك في الدردشة لأنك بذلك سوف تضع أفضل طاقتك في رسائل الدردشة والردود التي بالتأكيد لن يكون أفضل استخدام للطاقة الخاصة بك.

هناك استثناء لهذه القاعدة، وهو ما إذا كان الشخص أحد أفراد العائلة المهمين، مثلاً شريك حياتك أو ابنك. مع هؤلاء الأشخاص، يجب أن يكون لديك قناة يمكنهم من خلالها الوصول إليك بسهولة، أو قد يكون هناك بعض المسائل العائلية العاجلة أو القضايا المهمة حيث يحتاجون إلى إعلامك.

إذا فأنت تحتاج إلى ما يتيح الوصول الفوري اليك في القضايا المستعجلة أو العائلية.

وكأنه لغز فـ كيف يمكنني الوصول الى الرسائل العاجلة دون أن أرى بقية الرسائل الغير هامة؟  جوابي هو استخدام تطبيقين مختلفين للدردشة. هذا إذا وجدت أنه لابد من القيام بذلك. إستخدام تطبيقين مختلفين: الأول لأحبائك الدائمين المهمين للغاية. أو الأشخاص الذين يحتاجون إلى وصول فوري لك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع؛ والثاني للأشخاص الاخرين بشكل عام.

الامر الجيد أن هناك الكثير من تطبيقات التواصل  كـ Line, WeChatk, WhatsApp, IMO, Facebook, Telegram, Google  Allo  وهلم جرا. والتي يمكنك من خلالها تخصيص التطبيق الاكثر أستخداماً مثل Facebook و WhatsApp كافتراضي للتواصل مع الجميع وتخصيص تطبيق اخر من التطبيقات التى لا يستخدمها سوى القليل من متابعيك للتواصل بشكل منفصل مع  زوجتك وأحبائك والمقربين، بهذه الطريقة لديك قانتي تواصل منفصلتين.

أو أفضل وسيلة لعمل ذلك هو أن تستخدم رقمين منفصلين لاسيما بوجود أجهزة هاتف تعمل بنظام شريحتين مزدوجه، بحيث تخصص رقم للتواصل مع العامة ودوائر العمل. بينما تخصص رقماً اخر ويبقى فقط لاحبائك وزوجتك والعائلة والمقربين.

2. إزالة التنبيهات والمشوشات.

نصيحتي الثانية هي إزالة كل المشتتات والمشوشات. وأعني بذلك الإشعارات والتنبيهات، حيث اصبحت الاشعارات والتنبيهات جزء لا يتجزأ من كل تطبيق أو برنامج أو موقع ويب نستخدمه أو نزره في الوقت الحاضر.

أصبحت معظم التطبيقات إن لم يكن كلها متطفله للغاية، الامر الجيد هو وجود ميزة تعطيل الاشعارات في إعدادات الهاتف وهي موجوده على أجهزة Android  و iPhone حيث يمنحك خيارات تعطيل الاشعارات.

لذا أوقف هذه التنبيهات، حتى تنبيهات البريد الإلكتروني كذلك. أتحقق فقط من رسائل البريد الإلكتروني في لحظات محددة من اليوم عندما أكون استراحة من مهمتي الأساسية. لأنني عندما أقوم بمهمة، وخاصة مهمة ذات أولوية عالية.

تدفق التنبيهات والاشعارات الوارده تجعل من القيام بنشاطك الحالي في أدنى مستوياته، حيث ان الاشعارات المستمرة لا تدخلك في الانسجام بما تقوم به، لأنني باستمرار في انتظار التنبيه التالي ، والرسالة التالية ، والإشعار التالي. مما يحولك من التفكير في إنجاز نشاط ذو مهمة عالية والتفكير في نشاط ذو أولوية أقل. وهكذا تسير دون المستوى المطلوب في أداء أولوياتك.

قد يكون بعضكم يحتاج الوصول الى بريده الالكتروني بشكل متكرر على سبيل المثال موظف العلاقات العامة او موظف المشتريات الخارجية. ولتحقيق أفضل إنتاجيه من خلال تعيين لحظات ثابتة طوال اليوم تتحقق من خلالها من رسائل البريد الالكتروني وغيرها بحيث مثلا تقوم بتخصيص رأس كل ساعة تعود لتتحق من البريد الوارد، أو عقب الانتهاء من مهمة محددة بحيث لا تجعل من رد فعلك 100% من الوقت في التفكير والتفاعل مع البريد الوارد وإغفال المهام  ذات الاولية القصوى.

ولتحقق أفضل إستغلال للوقت لإنجاز المهام مع الاستجابة للتنبيهات فيجب عليك انجاز الاهم ومن ثم المهم وتوجد نظريات كثيرة لإدارة الوقت منها مصفوفة الاولويات لأستيفن كوفي أو مبدأ باريتو 20/80. بحيث تحقق التوازن بين الانجاز والاستجابة، لتحقق تقدم كبير نحو إنجاز أهدافك.

3. أعداد قائمة المهام ذات الأولوية القصوى.

النصيحة الثالثة هو عمل وإعداد قائمة المهام ذات الأولوية القصوى . يجب أن يكون لديك من هدفين الى ثلاثة أهداف رئيسية واضحة ذات أهمية قصوى وقابلة للتنفيذ لتحقق أقصى إستفادة على مستوى يومك.

كجزء من قائمة المهام ذات الأولوية، يمكنك إضافة أشياء أخرى تحتاج إلى تنفيذها أيضًا. على سبيل المثال، جدولة موعد للطبيب أو تخصيص وقت للرد على البريد الإلكتروني المهم وما إلى ذلك. هذه مهام بسيطة قد لا تكون في أعلى أهم هدفين أو ثلاثة تحتاج إلى إنجازها. ولكن في قائمة المهام فإنك تريد أن تكون واضحًا فيما يتعلق بالأمور الرئيسية التي تتكون من 2 إلى 3 عناصر رئيسية، التي ستأخذ قدر كبير من وقتك في العمل عليها وإحراز تقدم جيد فيها.

عندما لا تكون لدينا قائمة مهام ذات أولوية ، فمن السهل قضاء يومنا بالكامل في العمل على 10 إلى 20 من المهام الصغيرة. ولكن هذه المهام الصغيرة 10 إلى 20 لا تؤدي في الغالب إلى إحداث تغيير كبير في أهدافنا النهائية بحسب مصفوفة الاولويات. لذلك يمكننا أن نقضي يومنا كله في تنفيذ كل هذه الأشياء الصغيرة كل يوم وننشغل باستمرار، ونعمل على مهام متعدده، نعم أفعل كل هذه الأشياء المختلفة. لكن هذا ليس استخداماً جيداً لوقتنا.

وبالنظر الى ما أنجزناه طيلة يومنا سنجد أننا أنجزنا المهام الغير مهمه وأهملنا المهام ذات الاهمية القصوى. ولو قارنا بين حجم الانجاز ل 10 الى 20 مهمه صغيره مع ما لو أنجزنا هدفين الى ثلاثة رئيسيين سنجد فارق يبشر بهدر الوقت مع ما تم تحقيقه طيلة يومنا.

غالباً ما تصادفنا الاعمال الصغيره والتي تعيق تنفيذ الاهداف الرئسية ولكن لابأس ان تقوم بالانتهاء منها ومن ثم تعود للنظر في أهم هدفيين او ثلاثة رئيسيين في قائمة اعمالك اليومية، مما يجعلها تترسخ في ذهنك.

لا تشعر بالاحباط حينما تواجه العديد من الاشياء تشغلك عن تنفيذ هدفك الاساسي أحيانا اشياء تتطلب إهتماما تقف عائقاً في طريقك. ولكن لا عليك أفعل ما بوسعك لجعل الاعمال مرتبة، ومن ثم وجه تركيزك على قائمة اولوياتك.

4. تنفيذ دفعة مهام متماثلة.

النصيحة الرابعة هو تنفيذ مهام متماثلة. في كثير من الأحيان قد تجد نمطًا متكررًا في المهام التي تقوم بها، وعندما تبدأ في رؤية تشابه في مهام معينة فإنه يمكنك القيام بها كدفعة واحده.

على سبيل المثال تقوم بالتحقق من البريد الالكتروني لترد على بريد وارد رقم 1، ومن ثم تحتاج بعد ساعة لترد على الايميل 2 و بعدها على 3 لذا يمكن عمل المهام مرة واحده بالدخول والرد على الثلاثة في ان واحد بدلاً من تسجيل الدخول على فترات متقطعه.

مثال آخر، على سبيل المثال أنت مصمم موقع ويب. لنفترض أن هناك العديد من التغييرات التي يلزمك إجراؤها على موقع الويب بحسب طلب العميل وهناك باستمرار تغييرات جديدة تتدفق في كل يوم. ربما يكون من المنطقي تجميع كل هذه التغييرات الصغيرة التي تحتاج إلى إجرائها، ومن ثم تقوم بتنفيذها كدفعة في نهاية اليوم أو في لحظة ثابتة من كل يوم. بدلا من إجراء أي تغييرات على أساس مستمر طوال اليوم. لأن هناك دائماً تكلفة إعداد لكل مهمة.

5. التفويض.

النصيحة الخامسة هي التفويض. بالتأكيد أن هذه النصيحة لن تكون سارية على الأشخاص الذين ليسوا في وضع يسمح لهم بالتفويض.

ولكن ربما تكون رائد أعمال، أو في منصب إداري، أو تعمل في فريق حيث يتعامل الموظفون الآخرون مع مهام مختلفة، فمن المهم أن تتعلم  كيفية التفويض. حتى إذا لم تكن في وضع يسمح لك بالتفويض الآن، فمن المحتمل أن يكون  في المستقبل عندما تنتقل إلى مراكز مختلفة في مهنتك أو ترتقي بسلسلة سلمك الوظيفي، حيث تحتاج إلى أن تتعلم التفويض.

فيما يتعلق بالتفويض وتحديد المهام التي سأفوضها في عملي، لدينا ثلاثة عوامل سنستخدمها لتقييم ما إذا كان ينبغي علينا التفكير في التوظيف أو الاستعانة بمصادر خارجية.

  1. التكرارية. إسال هل هذه المهمة متكررة؟ هل هي مهمة متكررة للغاية؟  إذا كانت كذلك اي انها مهمة متكررة كثيراً فستكون مهمة يجب عليك تفويضها، ويستدعي الامر حتى التوظيف لمن يقوم بتلك المهمة.
  2. قيمة المهمة مقابل الوقتويجب عليك أن تعرف هل انت تستخدم وقتك على افضل ما يكون؟ أو انه لو كنت في مكان اخر لكنت بذلت اكثر واستخدمت وقتك أفضل مما انت عليه؟ فعندما تتسع رقعة العمل المحيطة بك لن تكون قادراً على القيام بكل ذلك ولن تتمكن من عمل كل المهمات بمفردك.
  3. الايجابيات مقابل تكاليف التوظيف. وهو العامل الأخير، فأحياناً إيجابيات التوظيف تفوق التكاليف، نظرًا لوجود تكلفة دائماً عندما تنظر إلى التوظيف أو الاستعانة بمصادر خارجية.

6. عمل مراجعة منتظمة

النصيحة السادسة والأخير هي إجراء مراجعة منتظمة. فالتدقيق يعني أنك تراجع ما كان عليه أسبوعك وتسأل نفسك:

  1. كيف كان هذا الأسبوع؟
  2. هل أنا راضٍ عن؛ كيف قضيت هذا الأسبوع؟
  3. هل قضيت هذا الأسبوع في أهم الأشياء في قائمة المهام الخاصة بي؟
  4. هل يمكنني قضاء هذا الأسبوع بطريقة أفضل؟
  5. المضي قدما في التغييرات التي أود القيام بها ، إن وجدت.

قد يكون طرح هذه الأسئلة مفيداً جداً لأننا في كثير من الأحيان لا نتحدث عن عملنا أو مهامنا أو محاولة إكمال المهام او العنصر الذي يلي العنصر السابق.

في كثير من الأحيان، لا نأخذ هذه الخطوة مرة أخرى  – المراجعة المنتظمة – للحصول على تركيز كلي على فيما نفعله، وكيف نفعل الأشياء، وما إذا كانت هذه طريقة أفضل بالنسبة لنا للقيام بشيء ما. بدون هذه المراجعة، يمكن ان نبقى نندفع بسرعة من مكان إلى آخر، ونحن نتساءل ، أين ذهب كل هذا الوقت؟

يساعدنا هذا التدقيق على اتخاذ خطوة للوراء والتفكير في النقاط الثلاث التالية:

لماذا؟ لماذا نفعل ذلك؟ هل هذا أفضل استخدام لوقتي على الإطلاق؟
ماذا؟ ما الأشياء التي نقوم بها، هل حقا هذا أفضل استخدام لطاقتنا؟ هل هذه هي الأشياء التي ستحركنا نحو أهدافنا العليا؟
كيف؟ والطريقة التي نؤدي بها الأشياء، النهج الذي نستخدمه الآن، هل هذا هو الأسلوب الأفضل؟ هل يمكن أن يكون هناك نهج أفضل؟ هل يمكن أن يكون هناك طريقة أفضل للقيام بالأشياء؟

لذلك يمكنك إجراء تدقيق كل أسبوع، أو كل أسبوعين، أو حتى كل شهر المهم أن يكون هناك نقطة هي نقطة إجراء مراجعة. كما يتوجب علينا استخدم التدقيق كفرصة لتقييم وقياس كيف كنت تقضي وقتك، لانه من السهل أن تكون منشغل بوقتك وقضاء الوقت بلا فعالية دون التفكير كيف انفقت وقتك.

ختاماً

الإنتاجية هي عندما نقضي وقتنا بإقصى استفادة مع معرفة ووعي كيف قضينا وقتنا وايامنا. أما اذا كنت مشغول،يمكن إعتبارها طريقة عيش كسولة مع ذلك فأنت لا تفكر في الأشياء التي تفعلها بقدر ما تفعلها.

المصدر: personalexcellence
الصورة: FreePik

مقال “كيف تكون منتجاً لا مشغولاً – 6 نصائح لزيادة الإنتاجية” لا يعّبر بالضرورة عن رأي فريق تحرير تباتيك. يمنع منعاً باتاً نقل أي جزء من المحتوى بأي شكل كان الا بعد الحصول على موافقة خطية من الإدارة.

اقرأ ايضاً:

دراسة حديثة نشرت في PLOS وجدت أن الأشخاص الذي يعانون من الاكتئاب عادة ما يميلون لوصف أهدافهم بمصطلحات عامة وغير محددة، وهذا قد يفسر غياب التحفيز لديهم لتحقيق أهدافهم……المزيد ..

 
تعليق 1
  1. أماني الزهراني يقول

    من أفضل المقالات التي قرأتها.
    خطوات عملية وواضحة، جربت بعضها وكانت مفيدة جدا.
    بالنسبة لي، أكثر ما شد انتباهي هي النصيحة رقم 4. أعتقد بأنها نصيحة فعالة جدا وسابدأ بتطبيقها
    “لأن هناك دائماً تكلفة إعداد لكل مهمة”.
    رائع، جزيت خيرا

أخبرنا عن رأيك في التعليقات أو اترك رداً

اشترك معنا لتكون أول من يعلم بجديدنا

لا تقلق، لن نرسل لك آي رسائل مزعجة. وجودك معنا يعني اننا سنشاركك بالكثير من الاحداث والمقالات، وستصلك آخر المستجدات.

لاتقلق على بياناتك. لن يتم مشاركتها آي طرف آخر!